Ob in geschäftlich genutzten Räumen oder als Privatperson: klassisches weißes Kopierpapier wird für nahezu alle Druck- und Faxvorgänge benötigt, ganz egal ob hierbei ein vorhandenes Dokument einfach kopiert oder ein komplett neues Dokument gedruckt wird. Das Papier selber ist im Regelfall reinweiß und nutzt keine sichtbare Musterung, wobei sich die Papierstärke je nach Qualität voneinander unterscheiden kann. Gängiges Papier für den Kopierer und Drucker kommt mit einer Grammatur von 80g/m², welche als typischer Branchenstandard gilt.
In seiner Größe kann sich Kopierpapier natürlich ebenfalls unterscheiden, wobei das eher selten ist. Dokumente jeglicher Art werden weltweit auf A4-Papier gedruckt, im europäischen Raum ist dieses in seiner Größe exakt genormt, wobei diese Größenrichtlinien auch von anderen Teilen der westlichen Welt eingesetzt werden. Diese Norm garantiert außerdem, dass das Papier garantiert in den jeweiligen Kopierer oder Drucker passt, wobei viele Geräte auch kleinere DIN-Normen verarbeiten können. Professionelle Kopierer, Faxgeräte und Drucker, die in der Regel in Unternehmen zum Einsatz kommen, können unter Umständen sogar größeres Papier als DIN-A4 verarbeiten - das ist aber eher selten, da derartiges Papier für Dokumente nicht eingesetzt wird.
Klassisches Kopierpapier mit einer DIN A4 Größe und einer Grammatur von 80g/m² sollte hingegen immer ausreichend vorhanden sein. Dieses Papier wird in verschiedenen Abpackmengen angeboten und kann im Kauf außerdem als Büromaterial steuerlich geltend gemacht werden. Wer viel druckt, sollte um Geld zu sparen größere Abpackmengen wählen, wer hingegen eher selten kopiert oder druckt, kommt meist auch mit einigen Hundert Blättern absolut zurecht. Klassisches Kopierpapier kommt bei nahezu allen Kopier- und Druckvorgängen zum Einsatz, wobei durchaus auch Ausnahmen existieren. Für besonders hochwertige Bilder wird beispielsweise eher Fotopapier gewählt, wobei dieses in der Regel aber nur dann notwendig wird, wenn das Foto tatsächlich aufgehängt werden soll oder es sich um einen professionellen Auftrag handelt.
Von der Rechnung über Bestellung bis hin zu Briefen an Kunden, Kollegen und Verwandte: klassisches Papier wird immer benötigt und sollte entsprechend in ausreichender Zahl vorhanden sein. Heutzutage lässt sich kaum mehr ein Geschäftsvorgang ohne eine Kopie oder einen Druck vollziehen, während auch Privatpersonen für ihre Dokumente immer häufiger auf eine professionelle Bearbeitung zurückgreifen. Das macht das reinweiße Papier so unverzichtbar.